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基于大数据的企业办公自动化建设策略

发布时间: 2017-01-09 12:56:58 来源: 大河网 作者: 庞菲

传统办公自动化系统大多只包括文字处理、轻印刷处理以及文档管理系统等,无法实现信息的共享、交换、传递、分析、整理等。尤其是随着大数据时代的到来,信息资源不断膨胀,仅从网上简单地搜索浏览或者是从资料库中直接获取,已远远无法满足企业的需要。企业要充分利用大数据技术,在办公自动化系统中建立强大的数据中心,对各种信息进行采集、分析、整理,最终汇总成为对企业有价值的资讯,为企业领导的决策提供参考。

一、转变观念,规范管理制度流程

首先,企业的领导层应充分认识到办公自动化建设的重要性、必要性与紧迫性。尤其是在当前市场竞争激烈的情况下,信息的准确性和时效性特点更加突出,领导层要高度重视,并以身作则带头使用办公自动化系统,全面支持企业大数据中心的建设。企业全体员工要自觉地转变观念,主动更新知识,不断提升计算机操作水平和互联网信息技术应用水平。其次,企业要通过建立完善相关的管理制度、考核机制等,进一步提升办公人员使用办公自动化系统的积极性和主动性。第三,通过办公自动化系统的使用,进一步规范办公人员的工作流程,逐步形成新的管理标准,从而为企业办公自动化深入发展打下坚实基础。

二、加强培训,提高员工业务技能

办公自动化建设是一项系统的、复杂的而又十分庞大的工程。这就给企业员工提出了更高的要求。员工不仅需要了解办公活动相关的信息技术的大致发展情况,还要熟练掌握部分必要的操作技能。但目前企业办公人员的水平参次不齐,大部分人员甚至还无法熟练地操作办公自动化系统来处理日常的事务。这就需要企业积极组织办公人员开展学习培训,提高办公人员的工作水平。

三、加大投入,推动大数据基础建设

随着大数据、云计算的快速发展和普及,企业办公自动化建设也要发生根本性的改变。首先,企业需要引进先进的网络设备,建立更加安全、高效、可靠的信息网络。其次,要积极探索建立企业的大数据中心,充分利用性能强劲的服务器来收集处理各项业务的基础数据。同时,不断整合企业的信息资源,借助大数据技术对数据资源进行收集、整理、分析,达到信息检索的自动化和信息分析的精确化,实现信息资源的交流与共享。第三,要实现海量数据的分布式挖掘,仅仅依靠单台服务器是无法完成的,必须依托于云计算的分布式处理,建立分布式数据库,甚至要借助云存储和虚拟化技术等。

四、改变方式,实现多渠道多层次办公

随着移动互联网的发展,智能手机、平板电脑逐步成为日常办公的主要载体,智能手表、智能眼镜等可穿戴式设备将来普及后,也会成为办公的可选方式之一。仅在手机上就可以通过客户端、微信、网页等多种方式进行办公,这就要求企业在建设办公自动化系统时,要考虑多终端多渠道数据的实时互通与共享。通过大数据分布式机制,可以在建设前期投入较少设备先满足基本需求,后期随着数据量的增加再逐步扩容。

传统企业一般都具有规模大、层级多、信息传输通道长等特点,通过大数据可以对信息进行智能处理,自动按级别在企业各层级显示符合条件的信息内容。这样不仅保证了信息的安全性,而且使得信息更加统一,避免多次录入,造成信息不一致的问题;企业在进行信息的上传下达时,通过分层体系,可以直观地监控到当前信息的流转情况,对流转环节中出现的问题及时处理,从而提高信息的办理和传达效率。

五、强化管控,确保企业信息安全

当前,企业用户通过智能手机、平板电脑等移动终端连接办公自动化系统成为常态。但在移动互联网上,信息的安全性普遍得不到保证,尤其是数据和信息本身所需要的安全特征,更是成为黑客攻击的目标。这种安全特性,一是在向移动端传输数据过程中保证数据的安全,二是在移动终端和有线环境下实现远程和同步时,对用户身份进行严格的审核。此外,大数据中心的储存和安全的需要,也使得在网络移动环境和移动办公平台中,要确保杜绝病毒木马的侵袭,防止数据丢失泄露等。只有解决网络的稳定性和安全性问题,才能使企业的移动办公平台真正发挥其便捷、高效的作用。

总之,随着信息技术的快速发展,将大数据、云计算运用到企业办公自动化系统中成为必然。改变传统的办公方式,不但能够进一步节约企业成本与资源,也能大大提升办公效率。但是,目前大部分企业对办公自动化的革新还不够强烈,甚至原有的办公自动化系统的功能都还未充分利用,给企业带来极大的浪费。推动办公自动化建设的深入发展,企业必须从上至下,不断转变思想观念,努力提升管理人员和员工业务水平,完善管理制度,加强基础设施建设,才能推动办公自动化系统的安全、高效以及更加稳定的运行。

 

关键词: 办公 观念 自动化 系统
责任编辑: 臧磊

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