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”互联网+政务“的平凉实践

发布时间:2017-09-19 17:17:53 来源: 甘肃日报 作者:朱宇鲲

无纸化办公是指在无纸化办公环境中进行的一种工作方式,无纸化办公需要硬件、软件与通信网络协力才能达到的办公体验,它让人们告别了“一支笔、一张纸”的传统工作方式,是对传统办公方式的颠覆性变革。平凉市主动适应“互联网+政务服务”发展趋势,十年间大力推行公文电子化传输和无纸化办公,建立起覆盖市、县、乡三级的电子政务网络,全面推广公文传输办理的无纸化和移动化,取得了突出成绩,走在了全省前列。

目前,平凉市无纸化办公已经由“概念”逐渐转变成多个部门、行业、单位的主要办公方式。下一步他们还将在全市各级党政机关的绝大部分政务事务工作中整体应用。

无纸化办公系统普及乡镇

“叮……”一声手机提示音响后,文档收发员蔡崇敏迅速打开“平凉市综合办公系统”手机APP,一份由华亭县发改局发来的《通知》显示为未读文件,蔡崇敏按照文件处理流程转发给办公室主任,短短两三分钟内,办公系统显示镇里主要负责人已阅,并附有相关负责人的批复。

这是近日记者在华亭县安口镇政府办公室看到工作人员使用无纸化办公系统收发文件的一幕。

没有使用这套无纸化办公系统前,文档员收到纸质文件后,先将文件拿到办公室主任处阅后,再依次送给镇里的主要领导传阅、批复。然后根据需要,将文件复印后,再送到相关工作人员手中。“自从有了无纸化办公系统,现在只需动动手指,文件就能精准完成发送、接收、传阅和归档,再也不用打印、装订,大大节约了纸张和时间。”蔡崇敏说,和以前的工作方式相比,现在不但省时高效,更加绿色环保。

三个月前,安口镇正式启用无纸化办公系统,接收文件处理及时、高效,运行平稳,目前,全镇已有100多名干部使用这个系统,累计收发文件400余份。

“以前如果出差在外或者下村入户,文件不能及时传阅,导致一些事情办理速度慢、效率低。现在有了这套无纸化办公系统,就能随时随地利用手机批示传阅文件,只需短短几秒钟时间文件就能传达,提高了办事效率。”安口镇副镇长赵蓉对此深有体会。

平凉市网信办主任张晓刚介绍,这是平凉市无纸化办公系统使用10年来,首次普及到乡镇一级。平凉市无纸化办公系统的进程分为两个阶段,第一阶段是从2008至2015年,全市建设了覆盖市、县(区)、乡(镇)各单位的政务专网,部署了办公系统,实现全市各单位之间公文电子化传输,全市年发送电子公文200余万份,全市累计发送电子公文1600多万份。

“第二阶段使用的新系统从2016年至今,实现了单位内部公文及日常事务办理的电子化、移动化。”张晓刚说,至目前全市已录入单位1015个、录入干部职工3.1万人,市、县(区)和乡(镇)共840多个单位已实现内部公文办理的电子化、移动化,占单位的83%。

从“白色浪费”到“绿色节能”

无纸化办公系统,从平凉市直机关、县(区)普及到乡(镇)一级,不仅提高了行政效能,还降低了行政成本。

在崆峒区畜牧兽医局办公室,无纸化办公系统管理员刘涓轻点鼠标,一份刚刚签发的《平凉市崆峒区畜禽规模养殖污染整治实施方案(征求意见稿)》文件就被迅速传输到了单位各科室、16个乡镇、下属16个畜牧兽医站所。短短十分钟内,操作系统显示一半以上的单位“已签收”“已转办”。

“这份文件,如果在以前,没有一周时间是送达不完的。”刘涓打开电子文件页面介绍,这份文件共12页,70份,没有使用无纸化办公系统以前,仅复印、装订、填写信封邮寄就需要一天时间,挨着往各乡镇、下属站所打电话通知就要两三个小时,像市一级的直属领导部门还要送过去。

“以前几乎每周要领五六包打印纸、要给打印机加一次墨。”刘涓说,现在基本不用再领用纸张收发文件了,真正实现了绿色环保,节能高效。

“推行无纸化办公后,只需轻点鼠标或打开手机APP,仅用几分钟的时间就可以完成公文的分发、传送和收阅,一个或者半个工作日,便完成了一份电子公文的收阅处理。”崆峒区畜牧兽医局办公室主任王春晓告诉记者,自无纸化办公系统使用8年以来,不仅节约了纸张和打印器耗材,传递纸质文件所需人员、车辆费用也相应减少,有效节省了开支,办公实现了从“白色浪费”到“绿色节能”的转变。

崆峒区崆峒镇还将无纸化办公系统延伸至村级、社区。在崆峒镇办公室文档管理员柳苗看来,自从使用上了综合无纸化办公系统,再也不需要楼上楼下向各个科室发文件了,也不需要担心文件没有及时送到造成推诿扯皮了,也不需要担心领导出差时文件批阅不上……

来自平凉市网信办的统计数据显示:自2013年平凉市各市直部门之间全部实现公文无纸化传输以来,累计收发电子公文1600万份,收发邮件40.6万份,会议通知、报名27.5万次,至目前,节省纸张、印刷、邮寄及取送等直接成本共计1.8亿元。

推广无纸化办公系统仍在路上

“无纸化办公系统的优越性不言而喻,我们在推广的过程中也克服了很多的困难。”平凉市网信办主任张晓刚说,这十年间,通过举办培训班、派出技术人员上门、通报批评等多种方式,最终让这个绿色办公系统在全市成功铺开。

“对于推广无纸质化办公来说,不能只简单地用节省经济成本来衡量,还有一个最大的好处是办公干部从繁忙的公文办理中解脱了出来,缩短了公文流转和办理的时间。”崆峒区网信办副主任马新军认为。以崆峒区为例,目前,已实现128个单位间的公文传输和单位内部公文移动化、无纸化办公应用。至目前,崆峒区通过无纸化办公系统累计收发文件达90万份。

“目前的困难就是各乡镇、各部门推进不平衡,个别单位拘泥于传统办公方式,对无纸化办公重视程度不够。一些单位虽然参加了培训,也掌握了使用技巧,但实际使用不够经常。”见到华亭县网信办主任唐小龙时,他正在总结无纸化办公系统使用以来的进展情况,下一步,他们打算将无纸化办公纳入各单位目标管理和责任考核,推动无纸化办公全面普及应用。

张晓刚介绍,下一步全市要充分利用好目前无纸化办公系统已启用的单位间公文传输,在已有的单位内部公文收文批办、发文签发、会议通知、请销假、工作汇报、日程安排、电子邮件等模块的基础上,根据党政部门业务需求,逐步扩展到信息报送、值班管理、政务督查、电子档案、办公用品采购申领等日常政务事务,至2018年底实现全市各级党政机关的绝大部分政务事务整体应用。

关键词: 办公,无纸化,系统,文件,单位
责任编辑:文静

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